Unvergessliche Erlebnisse Präsenz-Events

Von der Event-Webseite mit allen Infos zu Agenda und Referierenden, einem automatisierten Anmeldeprozess über die Gestaltung des Events mit Einspielern, Bühnenbild und Lichttechnik hin zum Einlassmanagement und dem Ablaufplan — bei Veranstaltungen in Präsenz gibt es viel zu beachten.

Veranstaltende müssen dabei zwei Ziele vereinen: Ein tolles Erlebnis für die Teilnehmenden und ein einfacher und reibungsloser Ablauf im Hintergrund. Und genau hier helfen wir mit unserer digitalen Expertise und Kreativität.

Konzeption von Präsenz-Events

Zu Beginn der Konzeption steht die Frage nach den Prioritäten und der Allokation des Budgets. Welche Kosten fallen in welcher Phase an und wo lohnt es sich, die Extrameile zu gehen?

Mit unserer ganzheitlichen Expertise vom Location-Scouting über die inhaltliche Programmgestaltung, das Teilnahmemanagement und die Technik bis hin zum visuellen Branding entwickeln wir gemeinsam unvergessliche Events!

Mehr zur Planung von Präsenz-Events

Anmeldung & Einlass

Die Anmeldung, das Management der Teilnehmenden sowie der Einlass sind die ersten persönlichen Touchpoints mit den Gästen - und der erste Eindruck zählt hier.

Individuelle Wünsche wie z.B. spezielle Kategorisierungen der Teilnehmenden, persönliche Mailings an die Eingeladenen und flexible Buchungsoptionen werden mit dem raffinierten Teilnehmermanagement System von storytile umgesetzt. Event-Webseiten, Anmeldeformulare, individuelle Statistiken und Einlasskontrollen: All das bieten wir Veranstaltenden sicher und DSGVO-konform mit unserer bewährten storytile Event Suite.

Neben der Software unterstützen wir unsere Kunden auch als Full-Service-Agentur überall dort, wo Sie Hilfe benötigen: Vom Prozess bis zur Einlasskontrolle vor Ort.

Mehr zum Teilnehmenden Management

Die Event-Technik vor Ort

Mit unseren eigenen Technik-Einheit sorgen für den optimalen Ton, eine gute Ausleuchtung, die Projektion und die Steuerung aller technischen Elemente: Ob Einspieler, digitale Zuschaltungen von Referierenden, die Steuerung zahlreicher PowerPoints, Umfragen oder Musik, wir sorgen für den reibungslosen Ablauf.

Unsere Technik befindet sich dabei entweder direkt in der Event-Location oder dezent im Nebenraum.

Mit Internet- und Strom-Backups sowie modernster Übertragungstechnik sorgen wir dafür, dass die Veranstaltung technisch jederzeit abgesichert ist. (Gebärden-)Dolmetscher, KI-generierte Untertitel und Co. sind für uns ebenfalls Routine.

Mehr zur Technik vor Ort

Beispiel:
SICK Solution Hackathon

Beim SICK Solution Hackathon werden aus hunderten Bewerberinnen und Bewerbern am Ende etwas mehr als 100 Teilnehmende aus der ganzen Welt zu einem dreitägigen Event an den Campus des Kunden eingeladen.

storytile realisiert dafür von der Webseite, dem mehrstufigen Anmeldeprozess auch die gesamte vor Ort-Experience mit interaktiven Stationen. Teilnehmende werden durch clever verzahnte Aktionen aufgefordert, ihre Erlebnisse auf Social Media zu teilen. Durch das Konzept erreicht der Hackathon eine vierstellige Zahl an neuen Anmeldungen von Talents, welche mit der HR-Abteilung von SICK in Kontakt bleiben wollen.

Beleuchteter Campus: Innen wird gehackt, außen machen Teilnehmende Selfies.

Innen warten bereits die Pokale für die große Preisverleihung.

Im Bällebad suchen die Teilnehmenden ihren persönlichen (orangefarbenen) Ball, bedruckt mit ihrem Namen. Im Hintergrund die weltweiten Jobangebote von SICK auf einem interaktiven Touch-TV, aufbereitet nach Regionen.

"Do It For The Gram": Verschiedene Ecken rufen zum Erstellen von "Shareable Content" auf. Ziel: Die Verbreitung des Angebotes und der Marke SICK in der Zielgruppe von jungen Studentinnen und Studenten — durch die Teilnehmenden selbst.

Die Spannung steigt: In den 48 Stunden des Hackathons haben die Teilnehmenden nicht nur Ideen entwickelt und gehackt, sie haben auch ihre Community aktiviert, bei ihrem Pitch zuzuschauen und für sie zu voten. Eine mittlere vierstellige Zahl hat so die Pitches verfolgt und für ihre Kommiliton:innen und Kollegen gevotet. Mehr als ein Drittel war so überzeugt vom Angebot, dass sie zukünftig auch von SICK kontaktiert werden wollen (aktiver Opt-In).

And the winner is …
Konfetti, Musik, Licht, Video-Einspieler, ein knackiges Bühnenbild und gute Laune: So wird aus einem Campusraum eine Veranstaltungsarena: Authentisch, direkt beim Kunden — und dennoch schick!

Die Aula war proppevoll, kein Platz mehr für die aufwändige Regie. Diese wurde daher mit zwei Netzwerkkabeln redundant in einen 50m entfernten Raum verlegt …

… von hier wurde mit ruhiger Hand die Regie geführt. Die Technik rückt in den Hintergrund, das Erlebnis für die Teilnehmenden in den Vordergrund.

Branding überall, selbst auf dem Kaffee.

Weitere Aktivierungselemente, die für Sharable Content oder einfach eine schönere Atmosphäre gesorgt haben.

Und am Ende sind alle happy – auch das Betreuer-Team!

Zielgruppengerechter Content für maximale Reichweite

Mit Inhalten im Vorfeld und im Nachgang der Veranstaltung kann eure Botschaft maximal gestreut und das Event bestmöglich verwertet werden.

Dabei erstellt unser Media-Team Texte, Bilder, Videos, Interviews und Social Posts. Diese bereiten wir für euch in unserer eigenen Software zur Publikation und Weiterverwendung vor oder publizieren sie mit einer simplen Integration direkt auf euren Webseiten.

Während dem Event sorgen Live-Blogger und Fotografen für eine Live-Berichterstattung in Echtzeit – perfekt für euer Content und Social Media Marketing.

Im Nachgang helfen euch Aufzeichnungen, Nachberichte, Imagevideos und Bildergalerien bei der Nachvermarktung.