--- title: "Teilnehmendenmanagement für Events: Anmeldungen und Einlass" description: Mit einem eigenen Teilnehmenden-Management-System entwickeln wir individuelle Einladungs- und Anmeldeprozesse für Events ► alles DSGVO konform --- [![storytile Logo](https://www.storytile.net/hubfs/raw_assets/public/web_templates/v2022/img/logo_storytile.svg)](https://www.storytile.net/) - [Online-Events](https://www.storytile.net/online-events) - [Online-Events](https://www.storytile.net/online-events) - [Konzeption](https://www.storytile.net/online-events/konzeption) - [Plattform](https://www.storytile.net/online-events/plattform) - [Livestream](https://www.storytile.net/online-events/livestream) - ![Online-Events](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-rocket.svg) Damit euer Online-Event ein voller Erfolg wird, begleiten wir euch - vom Konzept, über die Plattform, zum Stream bis hin zur richtigen Content-Strategie für maximales Publikum. - ![Konzeption](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Dramaturgisch: Welche Formate eignen sich, virtuell oder im Studio und welche Erfahrungen können wir mit euch teilen?   Technisch: Welche Anforderungen hat die Zielgruppe, was muss die Location mitbringen und wie läuft die Registrierung ab? - ![Plattform](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20ionic-md-tablet-portrait.svg) Mit einer maßgeschneiderten Plattform wird eure Botschaften ideal übermittelt.   Mit unserer Event-Suite verwaltet ihr Anmeldeprozesse, Teilnehmende, Mailings, Agenda, Speaker, Chat und eingesendete Fragen einfach und effizient. Linear oder voll interaktiv – alles DSGVO-konform. - ![Livestream](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20metro-video-camera.svg) Gestaltung und Technik – wir können beides. Wir produzieren spannende und authentische Formate in passenden Locations oder direkt bei euch. Keine gewöhnlichen Studios, alles individuell gestaltet.   Unternehmen, Ministerien oder Stiftungen - ihre Botschaften senden wir ausfallsicher, egal ob aus dem Studio oder via Remote-Zuschaltung. - [Hybrid](https://www.storytile.net/hybride-events) - [Hybride Events](https://www.storytile.net/hybride-events) - [Konzeption](https://www.storytile.net/hybride-events/konzeption) - [Plattform](https://www.storytile.net/hybride-events/plattform) - [Livestream](https://www.storytile.net/hybride-events/livestream) - ![Hybride Events](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-rocket.svg) Hybride Events nutzen die Inhalte und Vorträge vor Ort und bieten den digital Teilnehmenden die Möglichkeit zu jedem Zeitpunkt im Livestream einzusteigen. - ![Konzeption](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Programmgestaltung: Welche Programmpunkte lassen sich digitalisieren, welche nicht? Welche Uhrzeiten eignen sich am besten für welche Vorträge?   Technisch: Welche Anforderungen hat die Zielgruppe, was muss die Location mitbringen und wie läuft die Registrierung ab? - ![Plattform](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20ionic-md-tablet-portrait.svg) Mit einer maßgeschneiderten Plattform wird eure Botschaften ideal übermittelt.   Mit unserer Event-Suite verwaltet ihr Anmeldeprozesse, Teilnehmende, Mailings, Agenda, Speaker, Chat und eingesendete Fragen einfach und effizient. Linear oder voll interaktiv – alles DSGVO-konform. - ![Livestream](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20metro-video-camera.svg) Gestaltung und Technik – wir können beides. Wir produzieren spannende und authentische Formate in den unterschiedlichsten Locations. Technisch sorgen wir für die Beschallung vor Ort und den perfekten Ton im Stream.   Ob aus einem Veranstaltungshotel, von einem Schiff oder aus einer Industrielocation: Mit unserer Technik senden wir von überall. - [Präsenz](https://www.storytile.net/praesenz-events) - [Präsenz-Events](https://www.storytile.net/praesenz-events) - [Konzeption](https://www.storytile.net/praesenz-events/konzeption) - [Anmeldung & Einlass](https://www.storytile.net/praesenz-events/teilnehmendenmanagement) - [Event-Technik](https://www.storytile.net/praesenz-events/event-technik) - ![Präsenz-Events](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-rocket.svg) Präsenz-Events sind einmalige Erlebnisse, alles zielt auf diesen einen Tag. Damit die Botschaften und Ziele auch wirklich erreicht werden, gibt es ein paar Dinge zu beachten. - ![Konzeption](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Was sind die Ziele? Welche Location eignet sich am Besten und wie hebt sich deine Veranstaltung von anderen ab? - ![Anmeldung & Einlass](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20ionic-ios-people.svg) Das Teilnehmendenmanagement mit Einladungen, Anmeldungen und einem regelmäßigen Informationsfluss an die Gäste ist ein zentrales Element jeder Veranstaltung. Unsere Software und Team helfen dabei. - ![Event-Technik](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20metro-video-camera.svg) Ein klarer Ton, die Präsentationen immer im Blick und eine spannende Lichtsetzung sind die Basis. Doch Event-Technik kann noch mehr. Wir erklären, wie wir vor Ort arbeiten. - [Event Content](https://www.storytile.net/event-content) - [Event Content](https://www.storytile.net/event-content) - [Content Marketing](https://www.storytile.net/event-content/content-marketing) - [Live-Blog](https://www.storytile.net/event-content/live-blog) - [Imagefilm](https://www.storytile.net/event-content/imagefilm) - ![Event Content](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Welche Möglichkeiten gibt es euer Event für Content Marketing zu nutzen? Was bietet storytile? Das erfahrt ihr hier. - ![Content Marketing](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-rocket.svg) Mit einer eigenen Einheit sowie einem eigens entwickelten Event-Content-Framework unterstützen wir bei der Erstellung von Inhalten vor, während und nach dem Event. - ![Live-Blog](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/icon%20content.svg) Kurze Zusammenfassungen der Vorträge, knackige Zitate, Bilder der Vortragende und Videointerviews – alles in Echtzeit erfasst und kuratiert auf der Webseite des Kunden und für Social Media. - ![Imagefilm](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20metro-video-camera.svg) Kurze Eventvideos sind ideal für ein Follow-Up und die Bewerbung der kommenden Events.  Mit kurzen Ausschnitten und Zitaten sowie atmosphärischen Bildern bekommen alle Follower einen Eindruck von deinem Event. - [Event-Software](https://www.storytile.net/event-software) - [Event-Software](https://www.storytile.net/event-software) - [Funktionen & Workflow](https://www.storytile.net/event-software/funktionen) - [Beispiel-Portale](https://www.storytile.net/event-software/beispiele) - [Login](https://edit.storytile.net) - ![Event-Software](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-rocket.svg) Unser storytile hub ist ein Teilnehmenden-Management, ein CMS für deine Event-Webseite, ein Mailing System und bietet zahlreiche Interaktions-Tools. - ![Funktionen & Workflow](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/icon%20content.svg) Wir zeigen wie du die Teilnehmende verwaltest, deine Webseite pflegst und das Q&A zwischen Teilnehmenden und Moderation steuerst. - ![Beispiel-Portale](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Von komplexen Portalen bis hin zu einfachen Event-Webseiten: Wir zeigen reale Beispiele unserer Kunden und Kundinnen. - ![Login](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-pen.svg) Hier findet ihr den Zugang zu unserem storytile hub und seinem integrierten Blogging-System. - [Referenzen](https://www.storytile.net/kunden-und-projekte) - [Methodik](https://www.storytile.net/event-bauplan) - [4-Phasen Eventbauplan](https://www.storytile.net/event-bauplan) - [Academy](https://www.storytile.net/academy) - ![4-Phasen Eventbauplan](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Lerne alles über unsere Vorgehensweise und hole jetzt unseren Event-Bauplan als A1-Poster oder als PDF kostenfrei zu dir nach Hause. - ![Academy](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20awesome-pen.svg) Hier fassen wir Erkenntnisse in Blogposts zusammen, beleuchten einzelne Aspekte von Events und diskutieren aktuelle Themen. - [Über uns](https://www.storytile.net/ueber-uns) - [Über uns](https://www.storytile.net/ueber-uns) - [Werte & Vision](https://www.storytile.net/werte) - [Soziales und Nachhaltigkeit](https://www.storytile.net/csr) - [Behind The Scenes](https://www.storytile.net/ueber-uns/behind-the-scenes) - ![Über uns](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20ionic-ios-people.svg) Seit 2015 am Markt, mit der Erfahrung von hunderten Events sind wir mit 20 Kolleginnen an unterschiedlichen Standorten in Deutschland für Kunden aus der ganzen Welt aktiv. - ![Werte & Vision](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Wir sind ein neuer Typus von Event-Agentur. Eine hauseigene Software, kreative Köpfe und ein eigenes Technik-Lager. Doch was treibt uns zu all dem an? - ![Soziales und Nachhaltigkeit](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20open-lightbulb.svg) Nachhaltige Events für eine lebenswerte Welt im Morgen. Inklusive Events damit auch Menschen mit Einschränkungen voll teilhaben können. Gelebte Weltoffenheit im Team. So ticken wir. - ![Behind The Scenes](https://www.storytile.net/hubfs/website_nav_icons/Icon%20map-playground.svg) Ein Blick hinter die Kulissen: Wie ticken wir wirklich? Unsere Head of Live Content berichtet hier unzensiert über das Leben in der Event-Branche. [Event-Checkliste \[PDF\]](https://www.storytile.net/event-bauplan) [Kontakt](https://www.storytile.net/erstberatung) ![tuev\_dialog\_24\_einlass\_02](https://www.storytile.net/hubfs/website/tuev_dialog_24_einlass_02.jpg) # Teilnehmende verwalten Anmeldeprozesse Die Verwaltung der Teilnehmenden ist das kleine Einmaleins des Eventmanagements. Doch das will sitzen, vor allem wenn es individuelle Prozesse zu beachten gilt. Ob persönliche Einladung mit Rückmeldeformular, ein individueller Anmeldeprozess auf der Webseite oder ein zügiger Einlass mit QR-Codes und dem direkten Druck von Namensschildern — als Agentur für digitale Event-Dienstleistungen realisieren wir alles, was sich Kunden wünschen — wirklich alles! ![Privacy](https://www.storytile.net/hs-fs/hubfs/Privacy.jpg?length=470&name=Privacy.jpg) ## Das Rückgrat – die storytile Event-Suite Unsere eigene Software *[**storytile hub**](https://www.storytile.net/event-software)* ist der verlässliche Backbone für Anmeldeprozesse aller Art. Einfache Anmeldeprozesse setzen wir für unsere Kundinnen und Kunden in wenigen Handgriffen auf - und das schnell und kostengünstig. Unsere Software bietet dabei alle wichtigen Funktionen: Vom E-Mail-Versand (manuell und automatisiert), einem frei gestaltbaren Double-Opt-In-Prozess, dem Import und Export von Teilnehmenden per CSV (Excel), Filterfunktionen über die Anmeldeliste, E-Mail-Verläufe, Storno-Möglichkeiten und Einblicke in die einzelnen Anmeldungen und vieles mehr. Doch entwickelt wurde der ***storytile hub*** vor allem für kompliziertere Anforderungen: Mit 100% frei gestaltbaren Modulen lassen sich auch komplizierte Einladungs- und mehrstufige Anmeldeprozesse mit unterschiedlichsten Rollen und Berechtigungen abbilden – egal ob deine Veranstaltung in Präsenz, hybrid oder digital stattfindet. Mit unserer Modul-Integration für Eventbrite und Pretix sind wir zudem auch in der Lage, unseren ***storytile hub*** an weitere Systeme anzudocken. Kundenbeispiel CONRAD: Auf Basis des storytile hub entstand eine eigene Messe-Anwendung mit mehrstufigem Anmeldeprozess, einem kleinen CRM für die Vertriebs-Kolleginnen und -Kollegen sowie beispielsweisen auf Messen die Zuweisung von Plätzen zur Beratung der Gäste. Ein einfaches Anmeldeformular für unseren Kunden equinix. ## Einlassmanagement Lange Schlangen, gedruckte Excel-Listen, vorgedruckte und alphabetisch vorsortierte Namenschilder: So sieht bei vielen Events die Realität am Einlass aus. Klingt mühsam - und ist es auch! Mit unserem **Einlassmanagement** bieten wir eine **All-In-One-Lösung** für Veranstaltende an: Die Teilnehmenden erhalten vorab eine E-Mail mit ihrem **Zugangscode**. Diesen scannt unser erfahrenes Team am Eingang mit unserer Einlass-App per Smartphone ab. Dabei wird **automatisch das passende Namensschild gedruckt** und auf ein Lanyard aufgeklebt. So können wir außerdem beim Check-in unseren Kolleginnen und Kollegen am Eingang wichtige Notizen zu den Gästen anzeigen, z.B.: *"Wichtiger Keynote-Speaker: Bitte Kollegen Bescheid sagen, damit dieser sich um ihn kümmert."* Technisch gehen der **Druck** der **Namensschilder** und der **Einlass** **super schnell**. Es sind meistens die Menschen, welche für Verzögerung sorgen. Doch auch dafür haben wir Lösungen: Findet eine teilnehmende Person auf die Schnelle ihren QR-Code nicht, suchen wir diese über ihren Namen. Unsere Kolleginnen und Kollegen tippen nur die ersten Buchstaben des Namens auf ihrem Scanning-Smartphone ein und loggen die Person dann blitzschnell und einfach ohne QR-Code ein. So gibt es keine großen Verzögerungen. Und all das funktioniert übrigens auch, wenn die Internetverbindung einmal wegbricht.  Für alle anderen Probleme gibt es ein **Trouble-Shooting Desk**. Dort können Teilnehmende auch noch spontan angelegt oder andere Themen geklärt werden. Zum Einlassmanagement: Scan eines Gastes am Eingang. Beispiel einer individuellen Web-App für Tablet und Smartphone. ## Deine individuelle Web-App für dein Event Ihr wollt mit euren Teilnehmenden während des Events kommunizieren, um Präsentationen bereitzustellen, Votings durchzuführen, über die Event-Location und Änderungen zu informieren oder einfach um den Austausch untereinander per Teilnehmenden-Verzeichnis und Netzwerkfunktion auch digital zu fördern? Dafür entwickeln wir eure individuelle Web-App. Den Zugangslink erhalten die Teilnehmenden vorab per E-Mail. Mit einem Klick auf die Mail öffnet sich die Web-App im Browser. Mit zwei weiteren Klicks ist sie installiert und auch offline verfügbar, ganz ohne App-Store. Damit eignet sich eine Web-App auch für die Nutzung im Corporate-Umfeld, wo App-Installationen häufig streng reglementiert sind. Alle Daten in einem System: Teilnehmende, Zugänge, E-Mails, Webseiten-Inhalte, etc. Dieser Ansatz führt neben einem reibungslosen Ablauf auch zu einem höheren Schutz der Daten. ## DSGVO Konformität Mit unserem ***storytile hub*** lassen sich Teilnehmende DSGVO-konform verwalten. Die Daten werden dabei in europäischen Rechenzentren bei Microsoft Azure gehostet. Wir setzen auf hochverfügbare und automatisch skalierende Systeme, die auch einem großen Besucherandrang standhalten. Im Backend kann die Datenerfassung für unsere eigene Statistik in vier Leveln angepasst werden - deaktiviert, anonym, pseudonym, personen- oder transaktions-bezogen. Außerdem schließen wir mit jedem Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV). Dafür nutzen wir entweder unseren standardisierten AVV oder passen unsere Informationen in den AVV des Kunden ein.   Die Führungskräfte-Tagung der AOK-Bayern 2024: Viele Stakeholder, viele persönliche Beziehungen und viele zufriedene Mitwirkende: Das Team von storytile bewegt sich im Corporate-Umfeld, aber mit einer menschlichen Note, ohne großes eigenes Ego. ## Individuell und auf Corporates spezialisiert **"Wir sprechen *Corporate.*"** Wir wissen um die Hürden in der Zusammenarbeit mit Corporates. Vom Listing und Ausschreibungen beim Einkauf, Onboarding-Prozessen, mehrstufigen Datenschutzverträgen, Prüfung von Betriebsrat-Vereinbarungen und dem Endgegner, der IT-Abteilung. Genau hier hilft unser interdisziplinäres Team. Wir stimmen uns im Hintergrund ab und stellen allen Abteilungen genau das zur Verfügung, was sie benötigen. In Gesprächen mit den Abteilungen erörtern wir gemeinsam, wie ein idealer Weg für euer Event aussehen kann. Wir sind bei unserer eigenen Software, dem [*storytile hub*](https://www.storytile.net/event-software), ganz bewusst flexibel aufgestellt. Wir umarmen Komplexität, vereinfachen, wo es geht, und setzen das um, wo Standardlösungen scheitern. Konzerne, NGOs und Ministerien schätzen uns explizit für diese flexible und zielorientierte Herangehensweise. Das Wichtigste ist uns aber der **respektvolle und gleichzeitig persönliche Umgang.** Gerade im Konzern gilt es viele Abteilungen für sich zu gewinnen. Neben der Expertise gelingt uns das durch ein direktes Miteinander: Wir duzen, wo möglich, geben offen zu, wenn wir etwas nicht verstehen, fragen aber auch nach, wenn wir denken, dass es bessere Lösungen gibt. Wir brennen für gute Events und versuchen dabei alle mitzunehmen, ohne großes Ego. [Nächster Schritt: Event-Technik Du hast deine Teilnehmenden im Griff? Dann wartet mit der Event-Technik deine nächste Aufgabe auf dich: Wie groß soll deine Show werden und wie dient die Veranstaltungstechnik diesem Ziel?](https://www.storytile.net/hybride-events/plattform) [![storytile Logo](https://4109615.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/4109615/raw_assets/public/web_templates/v2022/img/logo_storytile.svg)](https://www.storytile.net/) Die storytile GmbH ist eine inhabergeführte Eventagentur mit der Vision, das perfekte Event zu kreieren, egal ob Online, Hybrid oder vor Ort. Ein [Team](https://www.storytile.net/ueber-uns) von über 13 Kolleginnen und Kollegen am Standort München sowie zahlreichen Freelancern in ganz Deutschland realisieren Events für [Kunden](https://www.storytile.net/kunden-und-projekte) aus der Wirtschaft, Stiftungen und Regierungsorganisationen. Unsere Spezialität: Die Digitalisierung von Events: Ob in der Konzeption, beim Anmeldeprozess, der Technik oder der Berichterstattung live auf Social Media. Persönliche Beratung, passgenaue [Konzeption](https://www.storytile.net/hybride-events/konzeption), individuelle [Online-Plattformen](https://www.storytile.net/hybride-events/plattform), hochwertige [Kamera- & Tontechnik](https://www.storytile.net/hybride-events/livestream), professionelles Bühnendesign & Ablaufregie, Parallelschaltungen, eigener Support, spannender [Content & Live-Blogs](https://www.storytile.net/event-content) – alles inhouse & aus einer Hand! - - - - - [Datenschutz](https://www.storytile.net/datenschutzerklaerung) - [Impressum](https://www.storytile.net/impressum) - Datenschutzeinstellungen ## **Ihr habt Fragen?** Schreibt uns einfach an! Entweder direkt über unser Kontaktformular oder per Mail an [mail@storytile.net](mailto:mail@storytile.net)!