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Online Events Konzeption

Die wichtigsten Entscheidungen fallen zu Beginn. Die Ziele des Events, die Location, das Format, die Gestaltung, die Einladung von Podiumsgästen und Speakern, der dramaturgische Aufbau und nicht zu vergessen die Budgetplanung.
 
Mit einem eigens entwickeltem Konzeptions-Framework und Expertise in allen Eventdisziplinen, begleiten wir Kunden in jeder Phase ihres Events. Sollte die Zeit jedoch knapp oder das Projekt größer sein, greifen wir auf ein Netz aus bewährten Freelancern zurück.
Konzeption von digitalen Events

Format und Dramaturgie

Die Nutzungsgewohnheiten von Online-Events ändern sich permanent. Zu Beginn der Corona Pandemie 2020 wurden selbst mehrtägige Kongresse 1:1 digitalisiert. Eine regelmäßige Auswertung unserer Events zeigt, dass sich mittlerweile eine neue Form der digitalen Teilnahme etabliert hat. Teilnehmende suchen sich Programmpunkte gezielt aus. Gleichzeitig steigt die Zahl der Anmeldungen. Die Scheu vor digitalen Events haben Teilnehmende endgültig überwunden.
 
Online-Teilnehmenden fehlen Abwechslungen wie Kaffeepausen. Daher brauchen digitale Inhalte angepasste Formate: Keynotes werden kürzer, Podiumsdiskussionen arbeiten mit Einspielern, und das Event wird immer mehr zur kleinen Fernsehshow. Pauseninterviews und Blicke hinter die Kulissen des Digitalevents sorgen für mehr Authentizität.
 
Bei der Frage nach der richtigen Länge, Uhrzeit und Themen,wird die Zielgruppe genau analysiert: Wann sind die Terminkalender der Teilnehmenden frei und wie gestalte ich ein Programm für eine Zielgruppe mit unterschiedlichem Vorwissen?
 
Mit unserer Erfahrung und Nutzungsdaten von über 700 Events beraten wir euch, damit euer Event den Teilnehmenden einen echten Mehrwert bietet und die Event-Experience optimal transportiert wird.
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Industrie-Chick bei der Ackerkonferenz in Berlin.
Eine Location ohne geeignete Tech-Infrastruktur, dafür günstiger und mit Charme.

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Foto-Studio mit Loft-Charakter in München. Eine kreative Nutzung der Einrichtung in verschiedenen Abschnitten des digitalen Awards "Best of Content Marketing", sorgte für visuelle Abwechslung, schnell und spannend geschnitten.

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Industrielle Event-Location für ein großes Online-Publikum.
Der Digital Social Summit zu Gast in Stuttgart, mit eigens kreiertem Bühnenbild.

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Internationales Ambiente bei der FAO (Agrar Organisation der UN) in Rom.
Eine einfache Zwischenhalle wurde zur Event-Location und der Stream über ein LTE-Backup abgesichert.

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Erstnutzung des Foyers im neuen Hauptstadtquartier der Bertelsmann Stiftung.
Die Spiegelungen in der LED-Wand wurden mit einer aufwändigen Licht- und Kameratechnik vollständig aus dem Streaming-Bild entfernt. Die unterschiedlichen LED-Seiten wurden kreativ im Programm genutzt.

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Im Gewerkschaftshaus mit Blick über die Dächer Nürnbergs.
Der Bundeskongress Kinder- und Jugendarbeit mit eigens abgedunkelten Scheiben. Gestreamt wurde über gebündelte 5G-Verbindungen.

Location / Studio

Die gute Nachricht vorab: Aus fast allen Locations lässt sich ein professionelles digitales Event produzieren. Natürlich sorgt eine große Industriehalle fast automatisch für ein tolles Bild, aber auch Büroräumlichkeiten oder Konferenzräume lassen sich zum Studio umfunktionieren.
 
Wichtiger als eine gute Technikausstattung ist vor allem das visuelle Look & Feel. Wie wirkt der Raum in der Kamera? Um das zu prüfen reicht oft ein Blick durch das Smartphone. Schöne Glaskuppeln oder Fensterfronten eignen sich meist eher bei einem Offline-Event, jedoch sieht man sie nicht in der Kamera oder sie sind schnell überbelichtet.
 
Hier beraten wir, schauen uns die Location auch gerne im Vorfeld vor Ort oder digital per Videocall an und planen anhand des Grundrisses oder eigener 3D-Scans das Studio. Dabei finden wir für alle Widrigkeiten eine Lösung, egal ob fehlendes Internet, Stromabsicherung, schlechte Akustik oder Glasscheiben mit Gegenlicht ...
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Planung des Bühnenbilds und der Kameraeinstellungen im 3D-Modell.

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Bemaßung und Briefing für den Messebau.

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Das Bühnenbild-Setting des Digital Social Summits 2022 im Wizemann in Stuttgart – hier bei einer Panel-Diskussion.

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Leere Event-Locations eigenen sich meist besser als vollausgestattete Filmstudios. In leeren Hallen ist mehr Platz für die eigene Kreativität und das Event bekommt eine "visuelle Haptik" für mehr Authentizität, als es in einem Hochglanz-Studio möglich wäre.

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Neben dem Bühnenbild spielt dann vor allem die richtige Lichtsetzung eine entscheidende Rolle. Hier wurde die erste Fensterreihe mit Folie verdunkelt und die Rückwand mit komplementären Farbakzenten angeleuchtet.

Das Bühnenbild

Nicht jede Location ist "fotogen". Vor allem Konferenzräume in Unternehmen oder Ministerien benötigen ein bisschen mehr als nur ein Roll-Up.
 
Wir entwickeln und konstruieren daher bei uns im Haus individuelle Bühnenbilder für euer Event. Viele davon produzieren wir selber. Wenn es aufgrund des Transports zur Location und der Größe des Bühnenbildes besser ist, beauftragen wir externe Messebauer mit der Umsetzung unserer Konzepte.
 
Ein gutes Bühnenbild ist flexibel und bietet der Kamera unterschiedliche Einstellungen. In den wenigsten Fällen ergibt eine große Rückwand Sinn. Viel lieber arbeiten wir mit mehreren Elementen, z.B. aus bedruckter und geschnittener Pappe. Daraus entwickeln wir kleine Hintergrundskulpturen, die wir mit Farbakzenten anleuchten. Das sorgt für mehr Tiefe im Bild und ist neben der Optik auch für's Budget deutlich sinnvoller sowie ökologischer. 
Technik

Für ein Online-Event werden oft hunderte Kabel verlegt, binnen weniger Stunden. Hier kommt es neben der Kompetenz auch auf die richtige Planung an.

Die Technikplanung

Wichtiger als teure Technik ist die richtige Planung. Schon beim Angebot stimmen wir uns intern zum Setting ab: Was wird zwingend benötigt, was ergibt Sinn und was ist Kür?
 
Da die Location selten früher als einen Tag vor dem Event zur Verfügung steht, muss der Aufbau effizient vonstattengehen. Hier profitieren wir davon, dass wir die verschiedenen Gewerke und komplette Event-Konzeption aus einer Hand planen und realisieren.
 
Bei den meisten Locations reichen wenigen Calls und Mails um die technischen Gegebenheiten zu klären. Was nicht vorhanden ist, bringen wir mit. Dazu gehören neben mobilem Internet auch USV-Geräte für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.
 
Zu jedem Event gehören bei uns im Vorfeld ein Technikplan, detaillierte Packlisten, eine klare Aufgabenverteilung, ein Zeitplan für den Aufbau sowie eine Risikoanalyse mit Backup-Optionen.
Mehr über unsere Technik vor Ort erfährst du auf der Unterseite Livestream.
Beispiel-Konzept mockup_transparent-1
Jetzt kostenfrei herunterladen!

Für Interessenten haben wir ein einfaches Beispiel-Konzept an einem fiktiven Event als PDF aufbereitet. Es kann euch als Grundlage für euer eigenes Online-Event dienen.