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Hybrid-Events Konzeption

Die wichtigsten Entscheidungen fallen zu Beginn. Die Ziele des Events, die Location, das Format, die Gestaltung, die Einladung von Podiumsgästen und Speakern, der dramaturgische Aufbau und nicht zu vergessen die Budgetplanung.
 
Mit einem eigens entwickeltem Konzeptions-Framework und Expertise in allen Eventdisziplinen, begleiten wir Kunden in jeder Phase ihres Events. Sollte die Zeit jedoch knapp oder das Projekt größer sein, greifen wir auf ein Netz aus bewährten Freelancern zurück.
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Format und Dramaturgie

Hybride Events bedürfen einer klaren Planung. Sie sind mehr als ein 1:1 Abbild des vor Ort Events. Sie sind eine digitale Erweiterung, welche sich die Hauptpunkte mit dem Geschehen in der Event-Location teilt aber durch clevere Ergänzung auch den Online-Teilnehmenden genau das bietet, was sie sich wünschen: Die aktive Teilnahme an einem Event, zu welchem sie zeitlich nicht anreise können oder wollen.
 
Für Veranstaltende bedeutet ein hybrides Event noch mehr Gedanken zur Gestaltung der Agenda. Viele kurze Pausen mögen vor Ort den Austausch fördern, stellen in der digitalen Welt, jedoch Absprungpunkte dar. Auch die Dramaturgie kommt digital anders zur Geltung als vor Ort. In der Event Location habt ihr die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden durchgängig. Online steht ihr dagegen in Konkurrenz mit anderen Aktivitäten. Was auf den ersten Blick komplex klingt, lässt sich quasi immer mit wenigen Kniffen im Programm lösen.
Und sollte das im Einzelfall nicht so einfach gehen, bieten digitale Interaktionsmöglichkeiten, wie z.B. eine digitale Fragerunde mit Expertinnen und Experten die Möglichkeit längere Austauschpausen vor Ort in der digitalen Welt adäquat zu ersetzen.
 
Vor allem die Frage wie sich die Online-Zuschauenden aktiv mit ihren Fragen und Kommentaren am Geschehen vor Ort beteiligen können, gilt es frühzeitig in der Konzeptionsphase zu klären. Hier stehen zahlreiche technische Möglichkeiten zur Auswahl: Von einer einfachen Q&A-Funktion, über einen offenen Chat, ggf. mit einer Chat-Moderation vor Ort zu spontanen Video-Zuschaltungen für Fragen oder Umfragetools.
 
Hat euer Event auch vor Ort einen interaktiven Part mit Workshops, beraten wir gerne, wie man diese Workshops aus Nebenräumen digital am besten umsetzt.
SICK-Solution-Hackathon
SICK-Solution-Hackathon
SICK-Solution-Hackathon
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Location / Studio

Grundsätzlich lässt sich in fast jeder Location ein Event digital erweitern. Im Veranstaltungsraum werden dafür zur bereits bestehenden Technik lediglich ein paar Kameras benötigt. Die Technik und Regie lässt sich dabei in einen Nebenraum oder in eine Ecke des Raumes auslagern. So bleibt die Location ordentlich und es müssen keine Stuhlreihen entfernt werden. Euer Event hat damit genauso viel Platz für die Teilnehmenden vor Ort, wie ohne digitale Erweiterung.
 
Im Vorfeld zur Veranstaltung klären wir für unsere Kunden alle Schnittstellen mit der Location: Können wir Ton, Beleuchtung und Projektion komplett übernehmen oder gibt es bereits installierte Boxen und Beamer, die genutzt werden können? Dabei finden wir für alle Widrigkeiten eine Lösung, egal ob fehlendes Internet, Stromabsicherung, schlechte Akustik oder Glasscheiben mit Gegenlicht ...
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Das Bühnenbild des SICK-Hackathons ...
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wurde perfekt auf die Location abgestimmt.
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3D-Renderings helfen uns vorab bei der Planung des Bühnenbilds.
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Mit diesen Visualisierungen können wir Kunden schon während der Planungsphase ein Bild vermitteln.

Das Bühnenbild

Es ist das Gesicht der Veranstaltung. Wo Roll-Ups als Branding nicht mehr ausreichen, bieten wir mit einer In-House-Konzeption und einer eigenen Bühnenbildnerei die nötige Kulisse für eure Botschaften. Gelegentlich macht es aufgrund des Transports zur Location und der Größe des Bühnenbildes aus Kostengründen Sinn, eine externen Messebauer zu engagieren. Auch hier übernehmen wir gerne die Steuerung für unsere Kunden.
 
Ein gutes Bühnenbild macht euren Teilnehmenden vor Ort Lust auf die Veranstaltung. Es macht sich gut auf Fotos und sorgt für eine visuell attraktive Übertragung im Livestream. Ein gutes Bühnenbild bietet der Kamera unterschiedliche Einstellungen. Hierfür macht es in den wenigsten Fällen Sinn, einfach eine große Rückwand zu bedrucken. Viel lieber arbeiten wir mit mehreren Elementen, z.B. aus bedruckter und geschnittener Wabenpappe. Daraus entwickeln wir mit eurem Event Design kleine Hintergrundskulpturen, die wir mit Farbakzenten anleuchten. Das sorgt für mehr Tiefe im Bild und ist neben der Optik auch für's Budget deutlich sinnvoller sowie ökologischer. 
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Ob Hybrid- oder Online-Event, beide erfordern eine genaue Planung des Technik-Setups sowie die professionelle Umsetzung vor Ort.

Die Technikplanung

Von dieser Arbeit bekommen unsere Kunden wenig mit und dennoch ist sie essentiell für das Gelingen. Schon beim Angebot stimmen wir uns intern zum Setting ab: Was wird zwingend benötigt, was ergibt Sinn und was ist Kür?

Da die Location selten früher als einen Tag vor dem Event zur Verfügung steht, muss der Aufbau effizient vonstattengehen. Hier profitieren wir davon, dass wir die verschiedenen Gewerke und komplette Event-Konzeption aus einer Hand planen und realisieren.

Bei den meisten Locations reichen wenigen Calls und Mails um die technischen Gegebenheiten zu klären. Was nicht vorhanden ist, bringen wir mit. Dazu gehören neben mobilem Internet auch USV-Geräte für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.

Zu jedem Event gehören bei uns im Vorfeld ein Technikplan, detaillierte Packlisten, eine klare Aufgabenverteilung, ein Zeitplan für den Aufbau sowie eine Risikoanalyse mit Backup-Optionen.

Mehr über unsere Technik vor Ort erfährst du auf der Unterseite Livestream.
Beispiel-Konzept mockup_transparent-1
Jetzt kostenfrei herunterladen!

Für Interessenten haben wir ein einfaches Beispiel-Konzept an einem fiktiven Event als PDF aufbereitet. Es kann euch als Grundlage für euer eigenes Online-Event dienen.