Hybrid-Events Konzeption

Hybride Veranstaltungen bedürfen einer klaren Planung. Sie sind mehr als ein 1:1 Abbild des vor Ort Events. Sie sind eine digitale Erweiterung, welche sich die Hauptpunkte mit dem Geschehen in der Event-Location teilt aber durch clevere Ergänzung auch den Online-Teilnehmenden genau das bietet, was sie sich wünschen: Die aktive Teilnahme an einem Event, zu welchem sie zeitlich nicht anreise können oder wollen.

 

Für Veranstaltende bedeutet ein hybrides Event noch mehr Gedanken zur Gestaltung der Agenda. Viele kurze Pausen mögen vor Ort den Austausch fördern, stellen in der digitalen Welt, jedoch Absprungpunkte dar. Auch die Dramaturgie kommt digital anders zur Geltung als vor Ort. In der Event Location habt ihr die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden durchgängig. Online steht ihr dagegen in Konkurrenz mit anderen Aktivitäten. Was auf den ersten Blick komplex klingt, lässt sich quasi immer mit wenigen Kniffen im Programm lösen.

Und sollte das im Einzelfall nicht so einfach gehen, bieten digitale Interaktionsmöglichkeiten, wie z.B. eine Fragerunde mit Expertinnen und Experten die Möglichkeit längere Austauschpausen vor Ort in der digitalen Welt adäquat zu ersetzen und so auch das digitale Networking zu fördern.

 

Vor allem die Frage wie sich die Online-Zuschauenden aktiv mit ihren Fragen und Kommentaren am Geschehen vor Ort beteiligen können, gilt es frühzeitig in der Konzeptionsphase zu klären. Hier stehen zahlreiche technische Möglichkeiten zur Auswahl: Von einer einfachen Q&A-Funktion, über einen offenen Chat, ggf. mit einer Chat-Moderation vor Ort zu spontanen Video-Zuschaltungen für Fragen oder Umfragetools.

 

Hat euer Event auch vor Ort einen interaktiven Part mit Workshops, beraten wir gerne, wie man diese Workshops aus Nebenräumen digital am besten umsetzt.

Grundsätzlich lässt sich in fast jeder Location ein Event virtuell erweitern. Im Veranstaltungsraum werden dafür zur bereits bestehenden Technik lediglich ein paar Kameras benötigt. Die Technik und Regie lässt sich dabei in einen Nebenraum oder in eine Ecke des Raumes auslagern. So bleibt die Location ordentlich und es müssen keine Stuhlreihen entfernt werden. Euer Event hat damit genauso viel Platz für die Teilnehmenden vor Ort, wie ohne digitale Erweiterung.

 

Im Vorfeld zur Veranstaltung klären wir für unsere Kunden alle Schnittstellen mit der Location: Können wir Ton, Beleuchtung und Projektion komplett übernehmen oder gibt es bereits installierte Boxen und Beamer, die genutzt werden können? Dabei finden wir für alle Widrigkeiten eine Lösung, egal ob fehlendes Internet, Stromabsicherung, schlechte Akustik oder Glasscheiben mit Gegenlicht ...

Es ist das Gesicht der Veranstaltung und somit ein wichtiger Part der Eventplanung. Wo Roll-Ups als Branding nicht mehr ausreichen, bieten wir mit einer In-House-Konzeption und einer eigenen Bühnenbildnerei die nötige Kulisse für eure Botschaften. Gelegentlich macht es aufgrund des Transports zur Location und der Größe des Bühnenbildes aus Kostengründen Sinn, eine externen Messebauer zu engagieren. Auch hier übernehmen wir gerne die Steuerung für unsere Kunden.

 

Ein gutes Bühnenbild macht euren Teilnehmenden vor Ort Lust auf die Veranstaltung. Es macht sich gut auf Fotos und sorgt für eine visuell attraktive Übertragung im Livestream. Ein gutes Bühnenbild bietet der Kamera unterschiedliche Einstellungen. Hierfür macht es in den wenigsten Fällen Sinn, einfach eine große Rückwand zu bedrucken. Viel lieber arbeiten wir mit mehreren Elementen, z.B. aus bedruckter und geschnittener Wabenpappe. Daraus entwickeln wir mit eurem Event Design kleine Hintergrundskulpturen, die wir mit Farbakzenten anleuchten. Das sorgt für mehr Tiefe im Bild und ist neben der Optik auch für's Budget deutlich sinnvoller sowie ökologischer. 

Von dieser Arbeit bekommen unsere Kunden wenig mit und dennoch ist sie essentiell für das Gelingen. Schon beim Angebot stimmen wir uns intern zum Setting ab: Was wird zwingend benötigt, was ergibt Sinn und was ist Kür?

Da die Location selten früher als einen Tag vor der Veranstaltung zur Verfügung steht, muss der Aufbau effizient vonstattengehen. Hier profitieren wir davon, dass wir die verschiedenen Gewerke und komplette Eventorganisation aus einer Hand planen und realisieren.

Bei den meisten Locations reichen wenigen Calls und Mails um die technischen Gegebenheiten zu klären. Was nicht vorhanden ist, bringen wir mit. Dazu gehören neben mobilem Internet auch USV-Geräte für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.

Zu jedem Event gehören bei uns im Vorfeld ein Technikplan, detaillierte Packlisten, eine klare Aufgabenverteilung, ein Zeitplan für den Aufbau sowie eine Risikoanalyse mit Backup-Optionen.

Mehr über unsere Technik vor Ort erfährst du auf der Unterseite Livestream.