Endlich wieder mit anderen Teilnehmenden in einer coolen Location sitzen, Speaker:innen auf der Bühne sehen, gemeinsam bei einem Kaffee über das Event reden – das erste Event, auf dem wieder Teilnehmende vor Ort sein können, ist etwas ganz Besonderes. Hybride haben diese Feeling ein Stück weit zurückgebracht, immer im Einklang mit den gerade geltenden Corona-Regeln. Aber Hybride sind noch viel mehr als eine reine Übergangslösung, sie sind kein Ersatz und auch keine reine Erweiterung digitaler Events: Sie sind nichts weniger als die Zukunft der Events.
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Denn genauso wie heute kein Arbeitnehmender die Option der Homeoffice mehr missen will, wollen auch Teilnehmende weiterhin zwischen digitaler und realer Teilnahme wählen können - und dafür gibt es viele Gründe! Ein Hybrid ist keine schlichte Addierung, hier heißt es nicht: 3 plus 3 ist 6 – hier heißt es 3 mal 3 ist 9 oder gar 3 hoch 3 ist 27. Die Möglichkeiten, analog und digital zu kombinieren, sind schier unerschöpflich. Unser Artikel erklärt, warum Hybrid-Events mit ihren Vorteilen die Zukunft gestalten werden, welche Formen es gibt und was euer Hybrid unbedingt braucht!
Hier eine kleine Übersicht, wo ihr was in diesem Artikel findet:
- Warum Hybride? Hybride Events bringen viele Vorteile mit sich, wie mehr Sicherheit und Nachhaltigkeit auf vielen Ebenen bis hin zu besseren Daten und mehr Marketing-Möglichkeiten - alles darüber findet ihr hier!
- Wie kann ein Hybrid aussehen? Ein Hybrid gleich dem anderen wie ein Ei dem Apfel - denn es gibt so viele Möglichkeiten, ein Hybrid umzusetzen und einzigartig zu machen. Neue Ideen dafür gibt es hier!
- Welche Must-haves braucht ein Hybrid-Event? Ganz wichtig sind die drei bzw. vier Ls bei diesem Typ von Veranstaltung. Wofür das L jeweils steht, könnt ihr hier nachlesen!
Warum Hybride?
Hybride gab es schon lange vor Corona, aber Corona hat, wie in so vielen Bereichen, als Brennglas gezeigt, wo die Digitalisierung noch lange nicht weit genug war. Denn die bisherigen, größtenteils analogen Events hatten bei Weitem nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft, die es gegeben hätte – aber Corona machte aus der digitalen Kür dann endgültig Pflicht, die auch weiter Programm bleiben muss. Und dafür gibt es viele Gründe:
Hybride sind sicher – und dabei ist es egal, wie man das Wort „sicher“ versteht. Zum einen sind sie sicher in der Planung: Wer sein Event von Anfang an hybrid plant, ist immer auf der richtigen Seite. Steigen die Inzidenzen, sind schon alle digitalen Faktoren wie der Live-Stream fest verankert und man kann die Teilnehmendenzahlen reduzieren, wie es der Situation angemessen ist. Und natürlich auch sicher im Sinne der Gesundheit, wenn man die pandemische Situation miteinbezieht: Weniger Teilnehmende vor Ort bedeuten, dass man Abstände besser einhalten kann, weniger Ansteckungsrisiko besteht und insgesamt weniger Menschen durch die Gegend reisen müssen.
Hybride sind effizient und gut auszuwerten: Egal ob um es vorrangig um Wissensvermittlung oder Netzwerken geht, man kann mit einem Hybrid-Event so viele Menschen wie mit keiner anderen Form erreichen – und man kann sie mit genau auf sie zugeschnittenen Inhalten erreichen. Wer bei einem analogen Event abgesagt hätte, weil ihm Anmeldung, Anreise und zwei Tage Event für einen einzigen wichtigen Workshop zu viel wären, nimmt jetzt eben digital bei genau dieser Session teil. Außerdem kann man viele Inhalte online zur weiteren Nutzung zur Verfügung stellen, das verlängert den Nutzen des Events lange über die Eventtage hinaus. Und nicht zu vergessen Evaluierung, Auswertung und Co.: Der Schatz an Daten, den euch die digitalen Eventteile liefern, ist unglaublich hilfreich für die Planungen der nächsten Aktionen - und wird ergänzt mit Stimmen vor Ort.
Hybride sind nachhaltig und reichweitenstark: Dieses Mal nachhaltig im ökologischen Sinn, denn wenn nur ein Teil wirklich zur Location anreist, spart man Inlandflüge und Co. ein und hilft damit beim Klimaschutz. Und egal wie groß eure Location ist, man hat nie genügend Platz für alle. Bei einem Hybrid-Event können dagegen viel mehr Menschen dabei sein, weil sich theoretisch unendlich viele noch über den Live-Stream zuschalten können - der virtuelle Raum kennt keine Grenzen. Also think big: Mehr Menschen auf euer Event bekommt ihr ohne hybride Lösungen nie!
Hybride sind einzigartig: Die meisten analogen Events ähneln sich, bis auf die jeweilige Location, in ihrem Ablauf doch sehr – Vorträge folgen Workshops folgen Networking folgen Vorträgen. Digitale Events dagegen bieten viel mehr Möglichkeiten, allerdings haben sie auch etwas Unverbindliches: Es gibt eine Menge Online-Events mit ähnlichen Themen, zu denen man sich eben mal anmeldet, aber dann doch nie einloggt. Hybride dagegen zeigen in ihrer individuellen Mischung viel mehr an Event-Reichtum. Es gibt unendlich viele Tools, die ihr einsetzen könnt, und auch die Art des Hybrids kann vielfältige Formen annehmen (siehe Punkt 2). In der jeweiligen Mischung aus den digitalen und analogen Elemente entsteht am Ende ein Event, dass eure Teilnehmenden nie vergessen werden!
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Hybride sind Sales- und Marketing-Gold in einem. Das betrifft vor allem Firmen: Wenn man seine Teilnehmenden clever in on- und offline nach den Marketing- und Sales-Phasen aufteilt, schlägt ein Hybrid zwei Fliegen mit einer Klappe: Vor Ort wird beim edlen Cappuccino zwischen Bestandskunde und Vertrieb geschnackt und der nächste Deal nebenbei eingefädelt. Neue Leads und weniger “heiße” Interessenten tummeln sich online und erhalten neben dem Livestream auf sie zugeschnittene Angebote (Whitepaper, Terminbuchung, usw.). Digital werden alle Teilnehmenden getrackt und anhand einer einfach Metrik in z.B. vier Kategorien unterteilt. Nach dem Event bekommen sie vier unterschiedlichen Mails mit weiterführenden Angeboten, je nach Verweildauer oder Themen-Interesse - das Marketing brummt!
Hybride helfen euch also nicht nur, die Digitalisierung im Eventbereich mit analogen Teilen umzusetzen, sondern bieten klare Vorteile gegenüber jeder anderen Form.
Wie kann ein Hybrid aussehen?
Zum einen ist ein Hybrid völlig dynamisch in seinem Entstehungsbild: Er kann 20 Leute vor Ort haben oder 2.000, und 50 sind per Live-Stream zugeschaltet oder mehr als 5.000. Wie das am Ende aussieht, bleibt euch und euren Planungen überlassen – und natürlich den möglicherweise zu dieser Zeit geltenden Hygiene-Regeln. Gerade deshalb sorgen Hybrid-Events dafür, dass viele Eventplaner:innen wieder ruhiger schlafen können: Denn wer sein Event für beispielsweise 300 Menschen vor Ort geplant hat, aber aufgrund neuer Verordnungen nur noch 30 oder vielleicht niemanden mehr zulassen kann, muss weniger umplanen, als wenn ein reines Analogevent angesagt gewesen wäre. Alles zieht einfach nur stärker oder eben vollständig in den digitalen Raum um – in dem es immer genug Platz gibt.
Aber ein Hybrid hat eben nicht nur mit den Teilnehmendenzahlen zu tun, sie lassen sich auch ganz neu denken, mit neuen räumlichen, zeitlichen oder organisatorischen Mischformen:
An einem Tag gibt es nur digitale Vorträge und Workshops, am anderen findet alles analog statt. Werden die gleichen Workshopgeber:innen für beide Tage gewählt, kann man mit den gleichen Workshopthemen sowohl ein digitales als auch ein analoges Publikum ansprechen, während es für diejenigen, die die Sessions halten, weniger Aufwand bedeutet, aber dafür mehr Teilnehmende für ihr Thema. - Es gibt ein großes analoges Event, das das „Flaggschiff“ darstellt – und viele kleinere Satelliten-Events, die digital abgehalten werden und das übers ganze Jahr verteilt. Gerade wer seine Webinar-Reihen promoten will, findet hier den besten Ansatz. Und eine Eventplattform kann dann der ideale Anlaufpunkt für alle Events sein.
Oder andersherum (gerade in Corona-Zeiten ein gutes Konzept): Es gibt ein großes Hybrid- oder Analog-Event, auf das sich alles bezieht, und kleinere regionale oder auf verschiedene Städte konzentrierte analoge Events, die sich als Satelliten um das große Event reihen – ideal dann, wenn Networking im Mittelpunkt steht, weil so längere Reisen vermieden und starke lokale Netzwerke aufgebaut werden.- Oder denkt euer Hybrid wie eine Roadshow: Es gibt unterschiedliche Locations, die sich an unterschiedlichen Orten befinden. Jede Location lässt nur wenige Leute zu, aber über den Live-Stream nehmen noch viel mehr teil. Mit jeder Location wechselt nicht nur der Ort, sondern auch der Schwerpunkt. So kann man ein Thema in vielen Facetten aufarbeiten, digital alle teilnehmen lassen und gleichzeitig besondere lokale Events schaffen.
Falls ihr Einnahmen generieren wollt, experimentiert doch mal mit der Exklusivität: Lasst beispielsweise den Live-Stream ohne Bezahlung laufen, aber wer an Workshops mit den Expert:innen teilnehmen will, muss dafür zahlen. Oder ganz anders: Digital läuft nur ein kleiner Teil für alle, während der analoge Teil exklusiv und mit Ticketgebühr bleibt.
Auch hier gibt es unendliche viele Möglichkeiten, wenn man sich mal auf die Hybrid-Idee einlässt. Fragt euch einfach, was die wichtigsten Ziele eures Events sind (hohe Einnahmen, stärkere Netzwerke oder Wissensvermittlung?) und überlegt dann weiter, was ihr ausprobieren wollt – es gibt 1001 Ideen für jedes Event, wir beraten euch da gerne weiter!
Welche Must-haves braucht ein Hybrid-Event?
Drei Dinge sind bei jedem Hybrid-Event die Grundlage, wir nennen es die drei Ls des Hybrid-Events - und manchmal sind es auch vier:
Ein Live-Stream, der euer Event online für diejenigen zeigt, die dem Ganzen auf den Bildschirmen folgen - und der euch danach das beste Videomaterial zur Verfügung stellt, um das Event noch lange zu nutzen
Eine geeignete Location, in der ihr nicht nur die gewünschte Zahl an Teilnehmenden bequem unterbringt, sondern auch die nötige Technik und Crew für Live-Stream und Co. Passt die Crew an den Rand oder soll sie lieber nach hinten oder ganz woanders hin - und haben eure Teilnehmenden genug Platz, um Abstand zu halten? Das sind wichtige Fragen, die man bei einer Hybrid-Location beachten muss
Eine Live-Eventplattform, die den zugeschalteten Teilnehmenden das Gefühl gibt, auf dem gleichen Event zu sein wie die vor Ort – und die nicht nur während der Veranstaltung das richtige Eventfeeling aufkommen lässt, sondern noch lange danach eine Anlaufstation für (ehemalige und zukünftige) Teilnehmende ist. Unsere Spezialität sind übrigens illustrierte Plattformen – auf Wunsch schicken wir euch gerne Beispiele.
Und noch ein weiteres L wollen wir euch ans Herz legen: Den Live-Blog. Diese Spezialität bekommt ihr nur bei storytile, und sie sorgt für multimediale Ergänzung des Streams. Denn hier wird noch mal in Text und Bild live und doch langfristig aufbereitet, was Stream und Bühne bieten. So wird der Live-Faktor greifbarer, verbindet Analog- und Digital-Publikum und sorgt für leicht teilbare Social-Media-Inhalte. Damit spart ihr euch außerdem die halbe Aufbereitung fürs Content Marketing - und macht mehr aus eurem Event!
