Warum manche Vorurteile gegen Hybrid-Events eigentlich Vorteile sind

Warum manche Vorurteile gegen Hybrid-Events eigentlich Vorteile sind - 9 gute Gründe gegen Hybrid-Events…und 9+1 gute Gründe dafür. Vor allem Grund 7 wird euch echt von den Socken hauen! Nein, keine Sorge, das ist kein Clickbait-Artikel, warum ein Hybrid das ultimative Must-have ist. Aber wir hören oft genug von unseren Kunden, dass sie am Sinn hybrider Eventgestaltung zweifeln. Gleichzeitig  wundern wir uns: Niemand will mehr vollständig ins “normale” Office zurück, sondern wenigstens die Option auf das Home Office haben. Nur bei Events ist das Gegenteil eingetreten: Kaum hat man die tollsten Hybride zum Laufen gebracht, schon wollen alle zu reinen Präsenzveranstaltungen zurück. Zeit für die besten Argumente gegen - und für! - Hybrid-Events!

Hybrid-Events sind einfach teurer! (Aber man hat im Nachgang viel mehr davon!)

Tatsächlich sind sie das auf den ersten Blick, schließlich braucht man für die hybride Durchführung fast genauso viel technische Ausstattung, als würde man es ganz online abhalten - diese Zusatzkosten wollen viele mit einer reinen Präsenzveranstaltung einsparen. Aber oft bekommen wir dann mit, dass das eingesparte Geld dann für den vierten Extra-Nachtisch oder langweilige Gimmicks wie Kugelschreiber draufgeht. Eine Event-Milchmädchenrechnung also. 

Nachhaltig ist das nicht - und guten Content bekommt man auch nicht davon. Dafür braucht man Videoaufzeichnung, Live-Blogs, Fotos und Videografie, um die Event-Inhalte zu speichern - und schnell hätte sich ein gut geplantes Hybrid gelohnt. Veranstalter:innen müssen sich immer überlegen, wie sie aus einem Event mehr als einen tollen Tag für die Anwesenden machen, und beispielsweise ein Livestream mit Aufzeichnung oder ein Live-Blog sorgen dafür, dass man Inhalte noch lange danach nutzen kann. Das wiederum sorgt für eine Verlängerung des Events und gleichzeitig dafür, dass es (gemeinsam mit den Einnahmen durch die Anmeldung zum Livestream) sogar einen finanziellen Mehrwert gibt.

Hybrid-Events sind eine technische Herausforderung (Das ist euer Smartphone auch - aber dafür gibt es ja Expert:innen)

Ja, das sind sie - sind Smartphones übrigens auch. Aber niemand würde heute noch auf sein Smartphone verzichten, solange man es nur bedienen muss - zusammenbauen muss es vorher jemand anderes. Und genauso ist es bei Hybrid-Events, dort übernehmen wir für euch dieses “Zusammenbauen”. Keiner unserer Kunden muss wissen, wofür die vielen Kabel sind, welche Knöpfe für den Livestream gedrückt werden müssen und wie das Bild von der Kamera auf die Bildschirme kommt. Wir machen das für euch, das ist genau unser Job! Also keine Sorge: Ihr gestaltet das Event nach euren Wünschen, und wir sorgen für die (nicht nur) technische Umsetzung!

Unsere Teilnehmenden wollen gar keine Hybrid-Optionen! (Aber ihr habt die vielen Daheimgebliebenen gar nicht gefragt!)

Das glauben wir euch gerne, denn das sagen alle, die auf einem Event vor Ort sind - diejenigen, die nicht teilnehmen können, weil Familie, Gesundheit, Job, lange Anreise, Kosten, Behinderungen oder Nachhaltigkeitsgründe sie abhalten, können ja auch gar nichts dazu sagen, sie sind ja schließlich nicht da! Ein Livestream kann diesen Menschen aber die Möglichkeit geben, an eurem Event teilzunehmen, und wenn sie sich auch nur zu bestimmten Sessions einloggen. 

Wenn euch eure Inhalte wirklich wichtig sind und ihr ehrlich an einem diversen Publikum gehören auch inklusive Möglichkeiten dazu, die Hybrid-Events ganz einfach über eingeblendete Gebärdensprachdolmetscher:innen oder barrierearme Eventplattformen bieten, genauso wie der virtuelle Raum insgesamt im Gegensatz zu vielen realen Räumen keine Rollstühle behindert. Und nicht zuletzt die Möglichkeit einer (mehrsprachigen) Untertitelung durch KI-Tools, sodass am Ende weltweit Menschen teilnehmen und eure Events kennenlernen können. Der virtuelle Raum ist unendlich groß und kann euch zu einer globalen Audience verhelfen. Echte Vielfalt lässt sich mit hybriden Optionen definitiv leichter erzeugen!

Hybrid-Events langweilen alle doch nur (Hand aufs Herz: Ist vielleicht eher euer Event selbst langweilig?)

Klar, den Präsenz-Teil lieben alle, aber seitdem man wieder alles ganz vor Ort veranstalten kann, sind die digitalen Teile plötzlich nicht mehr interessant: Vor den Bildschirm setzen, wenn man auch direkt auf der Location sein könnte? Langweilig und ermüdend. Aber ganz ehrlich: Sind Hybrid-Events langweilig - oder ist einfach euer Event langweilig? In Zeiten von Netflix und Co. klickt man eben ganz schnell auf den Ausknopf, wenn man keine Lust mehr hat. Die Events vor Ort sind keinesfalls interessanter, man kann sich nur schlechter aus dem Saal schleichen. 

Letztlich stellt sich immer nur die Frage, wie ihr euer Hybrid gestaltet. Wenn ihr eurem Online-Publikumsteil nichts bietet, dann werden sie abschalten oder nie einschalten. Eure Events sollten in jeder Form so gestaltet sein, dass sie Teilnehmende mitreißen. Und dafür haben wir nach jahrelanger Hybrid-Planung eine Menge Ideen für euch: Eine Goodie-Bag als physische Verlängerung für die Teilnehmenden hält daheim bei Laune, mitgesandte Materialien helfen, die Aufmerksamkeit zu stabilisieren, und kleine Challenges machen alles witziger. Egal wie ihr euer Event gestaltet, es sollte immer das Beste für eure Beteiligten ergeben - und da muss man auch die kürzeren Aufmerksamkeitsspannen vor Ort wie online miteinbeziehen. Denkt interaktiv, zieht die neuesten Tools mit ein (und es kommen immer mehr auf den Markt) und macht euer Event einzigartig - dann schalten eure Teilnehmenden auch nicht zu Netflix um. 

Hybrid-Event sind inzwischen out (Aber sie sind auch sicherer und einfach ein Plus an Möglichkeiten)

Klar, in den Pandemie-Jahren war jeder froh, wenn zumindest ein paar Leute vor Ort sein durften und man flexibel auf alle Teilnehmenden-Vorgaben reagieren konnte. Umso mehr freuen sich alle, dass man jetzt wieder physische Events durchführen kann. Aber deswegen auf alle digitalen Optionen verzichten? Man reißt den Schüler:innen ja auch nicht die Tablets aus der Hand (wenn sie denn welche bekommen haben), bloß weil das Homeschooling vorbei ist. Unsere Welt lebt von den Möglichkeiten der Digitalisierung, die uns viele Vorteile bringt - warum diese nicht auch bei Events nutzen? 

Dank der Digitalisierung gibt es vielmehr ein Plus an Chancen. Und übrigens auch mehr Sicherheit: Es muss nicht immer eine Pandemie sein, manchmal reicht auch eine Sturmwarnung oder ein Bahn-Streik, sodass viele Teilnehmende und Speaker:innen nicht anreisen können. Wer dann alles als Hybrid geplant hatte, kann dann weiterhin alles stattfinden lassen - Hybridisierung wird so zu einer Art Versicherung!

Es ist doch viel schöner, sich persönlich zu treffen! (Findet die Umwelt nicht unbedingt)

Endlich, haben alle geseufzt, als Präsenzevents wieder möglich waren. Also rein in den Flieger, das Auto, die Bahn und ab zur Location! Und so schön es auch ist, seine alten Freunde wiederzusehen, inzwischen nagt an vielen das schlechte Gewissen, wenn sie ohne zwingenden Grund reisen. Damit soll niemand Menschen verbieten, immer wieder vor Ort ihre Kontakte zu treffen - es muss nur nicht jedes Mal sein. 

Ab 2023 müssen große Unternehmen bereits einen ESG-Report abgeben, in der u.a. CO2-Emissionen und andere Umweltthematiken gerechtfertigt werden müssen. Ein großes Event, zu dem Menschen aus aller Welt einfliegen, muss natürlich eingeplant werden. Hier zumindest einen Teil hybrid anzubieten, erleichtert die Bilanz immens. Dieser ESG-Report wird bald auch für kleinere Unternehmen gefordert, außerdem wird das Bewusstsein für Umweltschutz in der Bevölkerung immer größer, weshalb man sich bei falscher Planung schnell angreifbar macht. Hybride Optionen können hier eure Planungen erleichtern und fortschrittlicher machen. 

Die Monetarisierung von Hybrid-Events ist schwierig (aber vielleicht macht ihr es falsch)

Natürlich lässt es sich leichter rechtfertigen, höhere Ticketpreise zu verlangen, wenn das Event vor Ort ist, denn mit vielfältigem Buffet, toller Location und den Leuten vor Ort kann man das alles - wortwörtlich - besser greifen. Die Nachteile: Das Buffet kostet Geld, die Location kostet Geld, und ja, die ganzen Leute vor Ort bei Laune zu halten kostet noch mal eine Menge Geld. Kleinere Locations, Buffets oder andere Ressourcen bei Hybrid-Events sparen da schon mal viel Geld ein. 

Aber wir sind auch ehrlich: Präsenzevents werden durch die höheren Ticketpreise immer mehr Geld auf direktere Weise einnehmen. Aber oft werden ehr Digitaltickets durch die geringeren Preise verkauft, was das wieder ausbalanciert, ebenso wie man zusätzlich im Nachgang On-Demand-Tickets für den Zugang zum entstandenen Content in Form von Videos und Co. anbieten kann. Außerdem ist das “Reinschnuppern” über die Online-Teilnahme ein erster Schritt, um beim nächsten Mal vor Ort dabei zu sein - also die beste Werbung für euer Event. Sponsoring funktioniert übrigens online noch besser als vor Ort, denn hier kann man auf der Plattform, im Livestream oder im Live-Blog deutlichr einbinden. Ebenso kann man durch gut abgestimmte Bildregie immer wieder Logowand und Co. einblenden, was dem Branding hilft. Und nicht zuletzt die leichtere Internationalisierung von Hybriden durch Simultanübersetzer:innen oder mehrsprachige Untertitel oder Inhalte: Hier könnt ihr eure Inhalte weltweit streuen, sodass eure Ideen überall bekannt werden - das macht euch auf lange Sicht zu globalen Gewinnern!

Hybrid-Events benachteiligen immer eine Gruppe (aber vielleicht müsst ihr auch einfach neu denken)

Entweder vor Ort oder vor den Bildschirmen: Die meisten Hybride tun sich schwer, beide Gruppen gleich stark einzubeziehen. Und sie sind schwierig in der Interaktion, vor allem der beiden Publikumsgruppen miteinander. Meist bleibt das Publikum vor den Bildschirmen zurück, weil es einfach unsichtbarer bleibt - aber genau da seid ihr ja gefragt! Wenn wirklich ein Teil des Publikums nicht gesehen wird, dann seid vor allem ihr dafür verantwortlich: Weil ihr euch nicht überlegt habt, wie ihr ihn einbezieht. 

Es gibt viele Möglichkeiten, beide Seiten stark zu machen, oft mit ganz neuen Möglichkeiten. Denn gerade das Online-Publikum ist oft viel aktiver bei den Fragen an die Vortragenden dabei, wenn sie diese per Chat einsenden können. Vor allem introvertierte Menschen sind dann viel aktiver dabei als beim Fragenstellen vor Ort. Ebenso helfen Co-Moderator:innen, die sich aufs Online-Publikum konzentrieren und die Moderator:innen vor Ort damit entlasten, immer beide Seiten im Blick zu behalten. Challenges zwischen Online- und Offline-Publikum verbinden die Gruppen, Votings für beide Gruppen mit anschließendem Vergleich sorgen für Auflockerung. Am Ende muss wirklich keine Gruppe zurückbleiben - wenn ihr bereit sein, neue Wege zu gehen und innovativ mitzudenken. 

Präsenzevents reichen heute noch aus (Aber leider nicht mehr morgen)

Ihr arbeitet für die Zielgruppe von heute, die jetzt auf eure Events strömt - aber macht euch nichts vor, die Eventbranche erlebt genauso eine Disruption wie jede andere Branche auch. Und schon in vielen Branchen haben Anbieter das “Das haben wir schon immer so gemacht, das mögen unsere Kunden so” am Ende mit der Pleite bezahlt, während andere Anbieter an ihnen vorbeigezogen sind. Wer heute langsam anfängt, neue Möglichkeiten auszuprobieren, der ist für morgen gut gerüstet, und das gilt besonders für hybride Möglichkeiten. 

Gerade die jüngeren Generationen wachsen noch viel stärker in die digitale Welt hinein, als das schon bei den vorherigen der Fall war, sie werden in ein paar Jahren ganz andere Events wünschen - und ihr solltet darauf vorbereitet sein. Ebenso darauf, dass man in Zeiten des Klimawandels, der Pflicht von ESG-Reportings und neuer Denkweisen es nicht mehr rechtfertigen kann, mal eben für einen Eventtag anzufliegen. Wer hybrid denkt, denkt einfach über morgen nach und setzt so die ersten Bausteine dafür - und kann damit auch morgen bestehen. 

Unser Power-Tipp:

Was wir euch empfehlen: Denkt mal über “Hybrid Light” nach - das kann ein Live-Blog sein, eine Aufzeichnung oder eine Eventplattform, auf der ihr digitale Zusatzoptionen zum Event ermöglicht. Es muss ja nicht immer das große All-in-one-Event sein, sondern Hybridität bringt neue Teilnehmende, ein modernisiertes Eventfeeling und ist einfach zeitgemäß. Hybride sind kein Ersatz, sie sind vielmehr ein ganz eigenes Produkt mit unzähligen Möglichkeiten - also macht was draus!

Aber mal Hand aufs Herz: Wie viel ist euch euer Event wert? Dabei geht es um mehr als um den finanziellen Wert, es geht auch darum, was es euch an Aufwand, an Energie, an Arbeit, an zusätzlichen Angeboten und neuen Ideen wert ist. Denn wenn ihr einfach nur das Same Procedure as every year wollt, dann können wir euch auch nicht helfen…